Debido principalmente a la pandemia mundial causada por la COVID-19, las empresas en España comenzaron a implementar el teletrabajo. Pero esta nueva forma de desempeñar las labores diarias en el entorno laboral no ha sido una moda pasajera, sino que ha venido para quedarse.
Cada vez son más las compañías que ofrecen a sus trabajadores la posibilidad de trabajar desde casa, lo que, en muchos casos, supone una ventaja tanto para el empleado como para la empresa.
Pero los beneficios del teletrabajo van mucho más allá, ya que permite a los empleados, que, por la naturaleza de sus funciones, pasan tiempo fuera de la oficina, utilizar todos los recursos, independientemente de donde estén, siempre y cuando cuenten con un dispositivo conectado a Internet.
La importancia de la centralita virtual en el teletrabajo
A la hora de implementar el teletrabajo, lo principal es contar con una centralita virtual que proporcione el soporte técnico para que el resto de las aplicaciones sean accesibles en remoto.
La centralita en la nube es el “cerebro” de la plataforma de comunicación que va a permitir integrar el resto de los instrumentos necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa en todas sus áreas.
La infraestructura inicial para desarrollar esta centralita virtual es realmente escasa, igual que los costes. Para que un empleado pueda desarrollar sus tareas diarias de la misma manera que si se encontrara físicamente en su puesto de trabajo, sólo necesitamos un proveedor de VoIP y un software que nos permita crear una centralita virtual.
Además, deberemos proporcionar al trabajador un dispositivo conectado a internet, que puede ser un Smartphone, una tableta o un pc u ordenador portátil y, si queremos que realice o reciba llamadas mediante nuestra centralita virtual, deberá contar con unos auriculares con micrófono. Como podemos comprobar no supone una gran inversión y los beneficios son muchos.
Aplicaciones imprescindibles para el teletrabajo
Estas son algunas de las aplicaciones, que van a facilitar el teletrabajo y que se podrán utilizar desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet gracias a la centralita virtual:
- Chat: permite a los empleados estar en contacto unos con otros de manera sencilla. Además, con la mayoría de ellas es posible no solo compartir texto, sino también audio, video y archivos.
- Videoconferencia: imprescindible para llevar a cabo reuniones de grupo que permiten la participación de todos los miembros de un equipo de trabajo. Se pueden llevar a cabo con audio y video o sólo con audio. Para las primeras se requiere una buena conexión de banda ancha.
- Sistemas de gestión integrados: la centralita virtual permite que los sistemas de gestión de la empresa, como el ERP o el CRM, se integren con esta herramienta, por lo que los trabajadores podrán acceder a ellos de la misma manera que si se encontraran en la oficina.
- Red privada o VPN: esta conexión permite crear una red privada local, sin necesidad de que sus integrantes estén conectados entre sí. Mediante la VPN, los miembros de un equipo lo están a través de Internet. Es muy útil ya que ofrece un entorno seguro para trabajar.
Implementación del teletrabajo, ¿qué pasos hay que seguir?
Para que el teletrabajo sea efectivo es necesario, además de tener la tecnología necesaria, que como hemos visto, es accesible para cualquier tipo de empresa, seguir unas pautas a la hora de implementarlo.
Es imprescindible brindar a nuestros empleados la información necesaria para conseguir la mayor efectividad. Estas son algunas ideas que facilitarán esta implementación:
- Analizar las necesidades: en primer lugar, como para llevar a cabo cualquier otro cambio en el entorno laboral, es necesario analizar nuestra situación y poner de manifiesto no sólo las necesidades de nuestra empresa, sino el objetivo a cubrir. En este caso sucede lo mismo. Deberemos sopesar los pros y los contras de esta modalidad de trabajo y en qué áreas o secciones nos va a interesar aplicarla.
- Equipamiento: como hemos visto el equipamiento es muy básico y no demasiado costoso.
- Formación: la formación, igual que en cualquier otro ámbito es importante. Los empleados deben saber cómo utilizar la tecnología que se pone a su alcance con el fin de sacarle el mayor rendimiento posible.
- Comunicación: por último, es muy importante que el trabajador que desempeña su labor en casa no se sienta solo, ni desamparado. La comunicación ha de ser constante y los canales deben ser rápidos y eficaces, de manera que se pueda solucionar cualquier inconveniente de manera sencilla.
La Ley de teletrabajo
Debido a la proliferación de esta modalidad laboral, el estado español aprobó recientemente un real decreto-ley que regula el teletrabajo.
En él, se especifica, entre otras cosas, que el trabajo en remoto deberá ser voluntario sin poder imponerlo ninguna de las partes y que los gastos deberán correr a cargo de la empresa, que está en la obligación de proporcionar a los empleados todos los medios necesarios para el desempeño de sus funciones fuera de la oficina.
