Gmail es una de las aplicaciones de correo electrónico más famosas y utilizadas de todo el mundo. Es utilizada no solo por personas particulares sino también por empresas. Como usuario es muy posible que te encuentren algo saturado a la hora de revisar la bandeja de entrada ya que te llegan demasiados mensajes. Es por eso que en este artículo te introducimos a una función que tiene Gmail para que puedas ordenar tu bandeja de entrada y que así ahorres tiempo a la hora de revisarlo todo.
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¿Por qué la gente cree que es tan difícil ordenar la bandeja de entrada de Gmail?
Quizá si tienes una cuenta particular no te preocupe demasiado este aspecto, pero si tienes una cuenta de empresa sí. Esto se debe a que actualmente el servicio de mensajería por Internet es muy usado para cerrar todo tipo de acuerdo o simplemente contactar con los clientes.
Al día puedes llegarte cientos de correos (dependiendo del tamaño de la empresa) y es por eso que conviene tener una manera eficiente de organizar toda la bandeja de entrada ya que si no, puede llegar a ser todo un caos además de que sería una pérdida de tiempo.
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¿Qué podemos hacer para organizar la bandeja de entrada?
Resulta que una de las maneras de organizar los mensajes de Gmail para evitar gastar mucho tiempo, y que además, podemos hacer sobre la marcha es utilizar la función de posponer. Nadie lo habría pensado pero es una manera de organizar los mensajes.
Esta función está activa desde hace varios años y resulta muy sencillo manejarla. El objetivo es el de repetir la recepción de los mensajes de manera que se puede organizar el tiempo en el que van a llegar para ir revisándolos poco a poco.
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Los correos de Gmail llegan a la hora que escojamos
Esta función lo que hace es que reprogramar el correo para que te aparezca a otra hora y que así tengas tiempo para analizarlos o responderlos en esa nueva hora que has escogido.
Esto no quiere decir que no lleguen los mensajes cuando tengan que llegar, sino que cuando veas que se te acumulan en la bandeja de entrada, los pospones a otra hora y así queda libre la bandeja. De esta manera, puedes atender primero correos más importantes y más tarde despachar los que son secundarios, por ejemplo. Ahí entra en juego nuestra creatividad y organización ya que podemos hacerlo como mejor creamos.
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¿Podemos hacerlo tanto en ordenador como en dispositivo móvil?
Así es, Gmail tiene esta opción tanto para dispositivos de mesa como para dispositivos móviles. Solo tenemos que pulsar sobre el icono del reloj que se encuentra en la zona derecha una vez pasemos el cursor por encima de los correos que se encuentran en la bandeja de entrada.
Esta función es muy parecida a la de programar los envíos de Gmail donde puedes decidir la hora en la que tus correos se envían. Esto hace que no tengamos que estar pendientes de abrir el ordenador o el móvil para enviarlos.
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¿Una vez llegue el correo podemos saber la hora original a la que nos llegó?
A Gmail no se le escapa ni una y es que una vez posponemos un correo, cuando nos llega a la hora que indicamos, también nos aparecerá la hora original a la que había llegado el correo. Esto es muy útil ya que aunque nosotros hemos decidido posponer el correo, es posible que necesitemos saber a la hora que llegó para ser conscientes del contexto del correo o cualquier otra situación.
Además, podemos posponer los correos las veces que queramos. Aunque sí te recomendamos que apuntes (de la manera que te resulte más conveniente) la hora a la que pospones los correos para acordarte ya que puede ocurrir que los cambies de hora, pero se te termine olvidando que lo habías hecho y vuelve a ser un caos. Al final, es necesario siempre acompañar los métodos tradicionales (como apuntar en una agenda) con las nuevas tecnologías.
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Otras maneras de ahorrar tiempo con la bandeja de entrada
No solo la función de posponer es útil a la hora de organizar la bandeja de entrada sino que también existen muchas otras maneras que no tienen que ver con la organización directamente. Por ejemplo, podemos aplicar la regla del toque único.
Esta consiste en que en vez de dejar en la bandeja de entrada aquellos correos que hemos leído y que ya no nos interesan, lo que debemos hacer es simplemente eliminarlos para que así no nos despisten más adelante. Por supuesto, debes eliminar solo aquellos mensajes que no sean de importancia.
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Desactiva las notificaciones y revisa el email cada hora
Es muy usual que perdamos más tiempo revisando nuestro email que atendiendo la bandeja de entrada. De media, los usuarios revisan el email unas 15 veces al día. Es mejor revisar el email menos veces, pero de manera más eficiente.
Por lo tanto, lo que se suele recomendar es que reduzcamos el número de veces que revisamos el email para no disminuir la productividad y así ganar más tiempo con el resto de tareas diarias. Como mucho se recomienda mirarlo una vez por hora y si es posible cada dos empleando tan solo 13 minutos por día.
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Utiliza la opción de búsqueda para agilizar el proceso
Muchas personas ven esta función como una pérdida de tiempo, pero si está ahí puesta es por algo. La función de búsqueda nos ahorra mucho más tiempo del que creemos ya que con tan solo recordar una palabra clave de un correo podemos encontrarlo en breves segundos sin tener que estar revisando toda la bandeja.
Acompañado de esta función, recomiendan que no realicemos demasiadas carpetas y que usemos los accesos directos para mover los correos a las carpetas. Por lo tanto, es importante revisar de qué manera usamos las carpetas y organizarlas de manera que sean los más eficaces y rápidas posibles. Por ejemplo, puedes tener una carpeta llamada Archivo y otra llamada Lecturas empleando atajos de teclado para mover los mensajes directamente a cualquiera de ellos.
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