domingo, 20 septiembre 2020 10:56

Qué es OneDrive

Onedrive es una plataforma que nos permite  almacenar todo tipo de archivos en la nube.  Las plataformas digitales cada vez están más de moda porque permiten realizar trabajos de manera colaborativa y a distancia.  La crisis del covid 19  ha supuesto un aumento considerable del teletrabajo y disponer de plataformas en la nube en la que almacenar y compartir archivos se vuelve una cuestión fundamental.

Onedrive es el nombre que tienen los servicios en la nube de Microsoft.  Es similar a otras plataformas:  Google tiene la plataforma Google Drive y Apple tiene iCloud. Con el paso del tiempo los servicios en la nube ofrecidos por la plataforma Microsoft han ido aumentando sus funcionalidades.  Acceder a OneDrive por primera vez puede ser un poco confuso por eso a lo largo de este artículo queremos contarte no solo lo qué es sino qué funciones te ofrece. De modo que puedas emplearlo para facilitar tu trabajo y guardar tus archivos.

Qué es OneDrive y  cuáles son sus usos

Qué es OneDrive

 La plataforma OneDrive nos permite almacenar en un solo espacio archivos que pueden ser todo tipo de documentos, fotografías, PDF, videos, etc. Otra de sus ventajas fundamentales es que nos permite compartir estos documentos con otras personas de manera que puedan tener acceso a ellos desde sus propios dispositivos.  Supone también un modo de garantizar que no perderemos ningún documento importante.

Esto es especialmente útil para las empresas que pueden trabajar en el mismo documento desde varios ordenadores diferentes sin necesidad de tener que guardarlos en USB o enviarlos a través del correo electrónico.  La plataforma OneDrive también permite trabajar a la vez que otras personas en la edición de archivos de Word, Excel, PowerPoint o OneNote.

OneDrive de uso personal

Qué es OneDrive
Businessman working with a Cloud Computing diagram on the new computer interface

Con tan solo tener instalado Windows 10 en tu ordenador, cada vez que inicies tu cuenta Microsoft  tienes la opción de guardar tus archivos en la nube en OneDrive.  Normalmente es una opción que viene predeterminada para guardar los documentos o los archivos y que nos permite ahorrar espacio en nuestros discos duros.  Por defecto, contamos con un plan de OneDrive gratuito que nos permite almacenar 5 GB de datos.  Para poder optar a un almacenamiento mayor tendremos que pagar uno de los planes o adquirir Office 365 home con lo que os tenemos un espacio  de almacenamiento de 1TB en onedrive.

OneDrive para el móvil

También tenemos la posibilidad de instalar en el móvil la app de OneDrive. Esto no nos posibilitará no solo poder ver los diferentes archivos, sino también poder editarlos  directamente a través del móvil. Por supuesto, también podemos compartirlos con otras personas a través de diferentes medios como el correo electrónico e incluso en las redes sociales. También podemos moverlos a diferentes carpetas, borrarlos, trabajar sin conexión a la red. Crear archivos o carpetas nuevos. Y nos ofrece la opción de Digitalizar para convertir en un documento una imagen que puede ser una pizarra, una tarjeta de presentación, una fotografía o anotación que nos interese conservar o compartir con otros usuarios.

OneDrive un servicio también para empresas

La administración de datos  de Microsoft 365 se hace más sencilla a través de OneDrive  ya que es el elemento de unión de todos los servicios.  OneDrive permite a todos  los empleados de una empresa compartir documentos, colaborar en  línea, mantener los datos seguros, localizar fácilmente los archivos que interesan en cada momento, etc.

Un sistema de almacenamiento seguro

Una de las ventajas de OneDrive es que permite el almacenamiento de archivos de un modo seguro.  Prácticamente podemos decir que es tan seguro como subir los archivos a nuestro propio ordenador.  En principio, nadie más que nosotros puede acceder a esos archivos a no ser que le demos permiso.  Por otro lado, la sincronización online permite que siempre tengamos disponible la última versión del documento.

Es importante crear una contraseña fuerte, usar el sistema de verificación en dos pasos y hacer  copias de seguridad con cierta frecuencia.

OneDrive te ayuda con las fotografías

Onedrive tiene un sistema automático que le permite etiquetar tus fotos.  Puedes acceder a estas fotos y a las etiquetas desde la web y desde la App del móvil.  En el caso de que haya algún tipo de error siempre puedes  cambiar las etiquetas de un modo manual, pero su sistema de reconocimiento es bastante bueno. Para cambiarlas, simplemente tienes que hacer clic derecho en la foto desde la galería, ni siquiera hace falta que entres en ellas y elegir la opción editar etiquetas.

El programa OneDrive también cuenta con la función automática de crear álbumes  de fotos según las va subiendo a la nube.  Esto puede ser muy útil, por ejemplo, cuando vamos de viaje de vacaciones ya que no nos unifica todas las fotos en un mismo sitio.

Otra de las opciones que tenemos disponibles la de sincronizar nuestras fotos de Windows con OneDrive

Además, integra una opción que se conoce como OCR, es decir, reconocimiento óptico de caracteres. Lo que quiere decir que si subes una foto en la que aparece un texto OneDrive tomará ese texto, lo procesará y lo indexará. Esto te permitirá buscar las palabras de modo que los resultados de búsqueda aparezca directamente esa fotografía. Es una opción especialmente interesante si tenemos que escanear algún documento.

 También integra Office Lens que permite escanear documentos con la cámara de fotos y guardarlas como si fueran texto, una foto o un PDF.

Si tu correo es Outlook puedes adjuntar archivos directamente desde Onedrive sin tener que  llegar a descargarlos en tu disco duro.  Puedes elegir entre enviarlos como una copia adjunta o simplemente como un enlace para que se lo descargue  el destinatario.