Miles de empresas y profesionales autónomos se enfrentan al fin de las facturas en papel, una de las consecuencias de la entrada en vigor del nuevo reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y la Ley Antifraude (Ley 11/2021). A partir del próximo año 2026, la factura electrónica estructurada será obligatoria en todas las operaciones B2B, un buen ejemplo de cómo el calendario normativo se acelera y la transformación digital avanza en el tejido empresarial español de forma imparable.
Esta modificación está repleta de exigencias técnicas y fiscales que van mucho más allá del simple envío de un PDF por email. En el diario Qué! hemos podido hablar sobre la situación con Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, una compañía mallorquina especializada en gestión documental empresarial especialmente preocupada por este reto de adaptar los sistemas antes de la fecha límite.
«Nos enfrentamos a una digitalización acelerada en la que no basta con tener un programa de facturación: se necesita una infraestructura tecnológica capaz de garantizar integridad, trazabilidad, automatización y conservación legal de cada factura», sostiene el empresario. «El nuevo marco legal es ambicioso y necesario, pero también exigente para las pymes«, afirma Gaspar Palmer».
Nos enfrentamos a una digitalización acelerada en la que no basta con tener un programa de facturación
Gaspar Palmer, CEO de OpenKM
«OpenKM actúa como puente entre su sistema actual y las exigencias legales, centralizando la documentación y asegurando que todo está en regla», subraya. Y es que las empresas no tienen que empezar de cero. Nos cuentan que con la factura electrónica obligatoria en el horizonte inmediato, contar con un sistema de gestión documental avanzado como OpenKM no es solo una cuestión de cumplimiento, sino «una apuesta estratégica por la eficiencia, la transparencia y la transformación digital real».
La factura electrónica es la versión digital de las facturas tradicionales en soporte papel, y debe ser legalmente equivalente a estas últimas. Desde OpenKM destacan que, por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse y transferirse por medios electrónicos o digitales. Para que la factura electrónica tenga validez debe estar completada con la firma electrónica, permitiendo eliminar la factura en papel.
De igual forma, en los países en los que la legislación lo admite, la validez de una factura electrónica es exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y, gracias a la firma digital que incluye, se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad. Esto implica que, judicialmente, estamos ante un documento considerado como vinculante y que no necesita de mayor prueba o confirmación que su propia existencia.
El nuevo reglamento que pone fin a las facturas en papel
Y es que el reglamento publicado en marzo de 2025 cuenta con numerosos cambios, muchos de ellos alineados con la Directiva ViDA (VAT in the Digital Age) aprobada por la Unión Europea (UE). En primer lugar, la adopción del formato UBL (Universal Business Language) como estándar europeo deja atrás el tradicional Facturae.
Después hay que tener en cuenta lo que ya hemos mencionado: todas las facturas voluntarias deberán ser electrónicas, lo que supone la eliminación de excepciones. Asimismo, existe obligación de reportar en tiempo real a la Agencia Tributaria (incluso desde formularios web) mediante el sistema VeriFactu. Hacienda tiene que estar constantemente informada de los movimientos.
Todas las facturas voluntarias deberán ser electrónicas y existe obligación de reportar en tiempo real a la Agencia Tributaria mediante el sistema VeriFactu
Las facturas digitalizadas con garantías legales podrán sustituir por completo a sus versiones en papel, tal y como se expone en los requisitos de conservación digital conforme a la Disposición Adicional 21ª de la Ley 56/2007. «El objetivo es claro: mejorar el control de pagos, reducir la morosidad y combatir el fraude fiscal», explica Gaspar Palmer.
«Esto también implica que las empresas deban contar con soluciones robustas que cumplan tanto los requisitos técnicos como los legales de conservación a largo plazo», concluye el CEO de la compañía especializada en gestión documental.
Es importante porque, dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40 % y el 80 %.
