Un briefing o documento informativo es un buen vehículo de comunicación para mantener a otros al tanto de problemas o situaciones de manera profesional.
BRIEFING
Un documento informativo identifica un problema particular, con el objetivo de que otros también aborden el problema. Este tipo de documento también suele ofrecer una propuesta de solución o recomendaciones para el problema presentado.
¿CÓMO SE APLICA EL BRIENFING EN UNA EMPRESA?
Una sesión informativa es una reunión informativa o instructiva. Por lo tanto, una sesión informativa comercial se produce cuando se realiza una reunión para brindar a los empleados información o instrucciones sobre nuevas políticas, objetivos, estrategias o asignaciones.
Ejemplos
Las sesiones informativas de negocios están más enfocadas que las reuniones de propósito general.
Si una empresa minorista desarrolla nuevas políticas de servicio, cada gerente de tienda puede informar a sus empleados sobre cómo funcionan las políticas y proporcionar instrucciones para implementarlas.
Un gerente de ventas puede realizar una reunión informativa con su equipo para compartir información sobre una nueva oferta de productos. El propietario de una pequeña empresa podría informar a su equipo directivo o directivo sobre un despido u otra maniobra estratégica antes de tomar medidas.
Brief
En algunos casos, los líderes de la empresa transmiten información e instrucciones a los empleados a través de documentos o notas, lo que es igual a briefing. Estos tipos de documentos se conocen también como resúmenes comerciales.
En esencia, un resumen es la versión escrita de la información comunicada en un resumen comercial. Este enfoque es común con información menos crítica o cuando es necesaria una comunicación eficiente con varios empleados en varias ubicaciones.
PROPÓSITO DE UN BRIEFING
Los briefing o documentos informativos se utilizan en una variedad de entornos profesionales para abordar problemas de manera formal. Los abogados los llaman informes legales y los que están en el gobierno se refieren a ellos como notas informativas. El objetivo principal es abordar un problema, persuadir a otros para que se unan y / u ofrecer una solución a un problema.
SUGERENCIAS DE REDACCIÓN PARA DOCUMENTOS INFORMATIVOS EFICACES
Para utilizar los consejos para redactar un briefing, debes comprender el propósito de este tipo de documento. Estos documentos no solo presentan un problema formalmente, sino que también permiten que otros revisen un problema o situación que debe abordarse para que se pueda tomar una decisión sobre cómo proceder.
Ser breve
Un documento informativo no debe tener más de dos páginas. Debe llegar directamente al tema del problema y proporcionar una descripción completa sin ser extenso.
Utiliza un lenguaje conciso
Los documentos informativos deben ser, como sugiere su nombre, breves. Este no es el lugar para ser prolijo o usar lenguaje figurado. En su lugar, usa oraciones concisas para explicar los temas en cuestión de manera directa. Indica claramente la situación y las posibles soluciones, utilizando la menor cantidad de palabras posible.
Maneja un formato fácil de seguir
La información en un documento informativo debe presentarse en un formato estructurado informativo y práctico. El contenido debe estar dividido en partes para que los detalles sean fáciles de seguir para los lectores. Utiliza oraciones cortas, pequeños bloques de texto y viñetas para garantizar la máxima capacidad de lectura. La estructura debe incluir:
- El problema o tema, incluidos los antecedentes y el estado actual
- Detalles importantes relevantes para el problema
- Opciones recomendadas para resolver el asunto
Evita la especulación
Un documento informativo no es el lugar para plantear teorías o especular. Debe incluir una descripción general de la información fáctica con posibles soluciones que se derivan lógicamente de los hechos. Se deben proporcionar pruebas o fuentes para cualquier problema o hecho mencionado en el documento.
PASOS PARA REDACTAR UN BRIEFING
Comprender cómo escribir un documento informativo es importante cuando se presentan inquietudes de manera profesional. Sigue estos pasos al redactar un documento informativo para asegurarte de que la información se presente de forma adecuada.
Paso 1: resumir la información clave
Como autor de un documento informativo, es tu trabajo filtrar las transcripciones de las entrevistas, los documentos y otros materiales para extraer lo que es importante que otros revisen. Si bien debes conservar todos los materiales de investigación relevantes, no incluyas apéndices o archivos adjuntos extensos con una sesión informativa.
El documento que produzcas debe mantenerse por sí solo sin necesidad de que los lectores busquen en otros documentos para corroborar la información.
Paso 2: verificar los detalles
Es muy importante que verifiques que todos los detalles y otra información incluida en el documento informativo sean fácticos y confiables. Otras personas dependerán de la información para determinar si apoyarán o no la resolución de tu problema o si desean proponer cursos de acción alternativos. Todo en el documento debe ser exacto; cualquier reclamo debe estar respaldado con datos.
Paso 3: proponer alternativas
Los documentos informativos deben ir más allá de la mera descripción de una situación para proponer también una o más posibles soluciones. Cualquier solución propuesta debe ser factible y razonable.
Dado que uno de los propósitos de un documento informativo es lograr que otros ayuden y estén de acuerdo sobre el problema y ayuden a resolverlo, las posibles soluciones deben presentarse de manera persuasiva.
Paso 4: Control de calidad
Es muy importante que te tomes el tiempo necesario para hacer que el documento sea preciso, fácil de leer y de fácil acceso.
Una vez que hayas completado un borrador, revísalo de cerca para identificar áreas en las que se pueda necesitar otra información o donde sea necesario agregar fuentes, asegurándote absolutamente de que todo sea correcto y se haya obtenido correctamente.
Asegúrese de que todo fluya bien y que el formato sea fácil de seguir. Comprueba si hay errores y realiza los ajustes necesarios.
Paso 5: Edita y revisa con cuidado
Tómate el tiempo para editar y corregir tu documento informativo antes de presentarlo a tus colegas u otros profesionales. Vuelve a verificar el contenido y revisa el documento en busca de errores ortográficos o gramaticales.
Consigue que al menos otra persona revise el documento para verificar si hay errores u omisiones, y para asegurarte de que alguien que no haya examinado todo el material de investigación pueda comprender completamente la situación descrita en él.
