El SharePoint es una plataforma de intranet, donde es posible alojar y compartir chats, información, referencias y documentos con tu plantilla de trabajo. Es una herramienta muy útil para empresas, que te ayudará de forma sencilla y flexible a centralizar la información de las organizaciones.
Con esta herramienta es posible tener control de las versiones de los documentos, compartir información con otros miembros, además de controlar el acceso a toda la información. Esto es posible con la ayuda de una aplicación web muy fácil e intuitiva, gracias a esto facilita la colaboración, comunicación y la inteligencia de negocio de la organización.
Sharepoint tiene una gran cantidad de funciones que pueden ser de utilidad para una empresa. Además que tiene aplicaciones muy útiles como la Nube, accesibilidad con varios dispositivos. También le otorga un mayor control para IT, de esta forma garantizando que no haya ningún problema.
Funciones de SharePoint
Gracias a la ayuda de SharePoint ofrece una gran cantidad de funciones que pueden ser de utilidad para los usuarios. A continuación se mostrarán las funciones más comunes.
- Cargar archivos en OneDrive. Es posible acceder a los archivos de OneDrive a través de cualquier dispositivo y lugar.
- Ver documentos compartidos en línea. Con la ayuda de esta aplicación podrás abrir programas sin importar el navegador.
- Es posible trabajar en línea sobre el mismo documento que otra persona.
- Compartir documentos en línea con otras personas. Es posible darle acceso de un documento una persona de la misma empresa.
- Compartir documentos en línea. Tienes la opción de compartir archivos privados con alguna específica de la empresa.
- Crear un sitio de grupo
- Agregar listas y bibliotecas en grupos
- Es posible mantener versiones antiguas de documentos que estén siendo modificados.
- Realizar búsquedas
- Compartir información con toda la empresa
Sitios de SharePoint
Este software permite crear dos tipos de sitios para grupos. Dependiendo de las necesidades que tengas es posible crear un sitio de comunicación o un sitio de grupo. Esto con la finalidad de llegar a un público más extenso en toda la empresa.
Sitio de comunicación. En este sitio es posible difundir información, compartir noticias, estados, entre otros. Es posible enviar esto a una gran cantidad de personas en un formato muy llamativo. Podrás solo generar contenido en un selecto grupo de personas, y tendrán acceso un público mayor.
Sitio de grupo. Este otorga una ubicación concreta en donde un grupo de personas pueden trabajar en un proyecto común. Además que es posible compartir información desde cualquier sitio a través de un dispositivo. Normalmente estos grupos suelen ser cerrados, la información solo puede ser vista por miembros internos del grupo.
Cómo funciona la nube en SharePoint
La nube es una herramienta muy utilizada, sobre todo en los productos de Microsoft. En este caso los beneficios de la nube en SharePoint continúan mejorando progresivamente y además que te permitirán acceder a toda la información desde cualquier sitio y a través de un dispositivo sin tener un límite de almacenamiento.
Podrás modificar los documentos en línea gracias a las aplicaciones que ofrece Office, y además de contener integrado OneDrive y un almacenamiento adicional sin límite. Gracias a esto SharePoint permitirá flexibilizar un espacio de trabajo que no tenga límite, con la ayuda de la Nube.
Movilidad
Desde el punto de vista móvil SharePoint ofrece un sistema muy optimizado total desde su usabilidad. En la actualidad es normal trabajar desde cualquier dispositivo, ya sea ordenador, móvil o Tablet. Debido a esto es muy útil contar con un modo multipantalla para poder mejorar el flujo de trabajo.
Con Sharepoint es posible hacer una redirección automática desde el ordenador hasta la versión móvil. Además que también es posible tener acceso a todas las aplicaciones de office para poder editar cualquier documento desde tu dispositivo móvil o tablet.
Relación social
La relación social entre los integrantes de un equipo de trabajo es importante en cualquier empresa. Debido a esto Microsoft Sharepoint ayuda con este aspecto mediante su plataforma. Esta tiene una serie de interesantes funciones que se mostrarán a continuación.
- Sitios de comunidad específicos. Es posible contar con moderadores y una gestión personalizada, que ayudan con el manejo de proyectos, funcionamiento de departamentos.
- Nuevos tablones de discusión. Estos son muy útiles para fomentar la participación de los miembros.
- Nuevos perfiles personales para los usuarios. Es posible crear un mejor perfil optimizado, donde es posible colocar información, además que también es posible compartir contenidos propios.
- Integración con Yammer o Teams. Gracias a estas herramientas es posible sustituir al Skype Empresarial.
Mayor control IT
Este es uno de los puntos fuertes de Sharepoint, debido a que es lo que hace que sea una herramienta perfecta para adaptarse a cualquier empresa. Este software está diseñado para la colaboración, esto quiere decir que cada vez tienes más aplicaciones que hace que aumenten las posibilidades.
Este contiene un manejo de políticas de acceso y permisos que solo podrá manejar el personal de IT. A continuación se mostrarán cuáles son las más importantes.
- Es posible manejar y controlar las políticas establecidas en el software y sus usuarios.
- Administrar el gobierno corporativo del sitio. Esto con la razón de que el funcionamiento de los sitios esté acorde al mismo.
- Manejar el sistema de seguridad. De esta forma se garantiza que toda la información que se comparte, se está manejando de forma segura.
- Ampliar y desarrollar nuevas soluciones. Esto con la finalidad que la plataforma permite resolver cualquier necesidad.
