Solicitar una fotocopia del DNI sin un motivo legal puede acarrear multas de hasta 100.000 euros, según recuerda la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). El organismo insiste en que el principio de minimización de datos, recogido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), obliga a las empresas y entidades a limitar al máximo la información personal que manejan. En la práctica, mostrar el documento suele bastar para acreditar la identidad, y la copia solo está justificada en contadísimas excepciones.
La AEPD ha subido el tono en los últimos meses ante la cantidad de quejas ciudadanas por la solicitud indiscriminada de copias del DNI en recepciones de hotel, gimnasios, mensajería o incluso en procesos de contratación básicos. El mensaje es claro: la Agencia Española de Protección de Datos no tolera que se almacene una imagen completa del documento cuando basta con una simple verificación visual.
¿Es ilegal pedir una fotocopia del DNI?
La respuesta rápida es que no es ilegal en sí misma, pero sí lo es hacerlo sin cumplir el RGPD. La AEPD subraya que solo se permite la copia del DNI si existe una base legal que lo justifique: una ley específica (como la de prevención del blanqueo de capitales) o una relación contractual que requiera verificar la identidad de forma fehaciente. Para todo lo demás, mostrar el documento original es más que suficiente.
Este principio de minimización de datos apunta directamente a prácticas cotidianas: el repartidor que fotografía el carné por ambas caras al entregar un paquete, el recepcionista que escanea el DNI al hacer el check-in o la empresa que archiva la copia en una base de datos sin anonimizar la información. La AEPD ya ha sancionado este tipo de conductas con multas que pueden escalar rápidamente.
¿Qué sanción impone la AEPD y qué casos ha habido?
Las sanciones varían según la gravedad de la infracción y la capacidad económica de la entidad, pero el tope que baraja el regulador es de 100.000 euros para los casos más graves, conforme a lo previsto en la Ley Orgánica de Protección de Datos. El caso más mediático fue el de Orange, sancionada con esa cantidad máxima después de que un repartidor fotografiara el DNI de un cliente por las dos caras durante la entrega de un terminal. La AEPD consideró que se había vulnerado el principio de minimización y que no existía justificación alguna para almacenar una imagen tan detallada.
Orange no es la única: en los últimos años, numerosos ayuntamientos, cadenas hoteleras y pequeñas empresas han recibido apercibimientos y multas por recoger copias del DNI sin base legal. El organismo recuerda que cualquier ciudadano puede denunciar si siente que sus datos han sido tratados indebidamente a través de la sede electrónica de la AEPD.
¿Cómo proteger tus datos al entregar una copia del DNI?
Cuando la entrega de una fotocopia esté realmente justificada, los expertos recomiendan seguir un protocolo de seguridad mínimo. Nunca envíes una imagen del DNI por aplicaciones de mensajería o correos electrónicos no cifrados; la información personal que contiene (número de soporte, fecha de expedición, equipo de expedición) puede ser utilizada para suplantar tu identidad. Si tienes que entregarla, escríbele encima el motivo concreto ("para contrato de alquiler", por ejemplo) y la fecha, de modo que no pueda reutilizarse para otros fines.
El principio de minimización de datos obliga a quien pide tu DNI a demostrar que realmente necesita cada uno de esos datos.
Además, conviene saber que hay procedimientos donde la copia es legalmente obligatoria: la "Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales" exige a bancos e inmobiliarias identificar a sus clientes con el documento original y, en ocasiones, con una copia. También pueden pedirla las administraciones públicas en trámites concretos (subvenciones, oposiciones) cuando una ordenanza así lo establezca. Fuera de esos supuestos, puedes negarte a facilitarla sin consecuencias.
La AEPD anima a los ciudadanos a ejercer sus derechos: si una empresa insiste en escanear o fotocopiar el DNI sin aportar una razón legal clara, basta con recordarle que está obligada a respetar el RGPD. En muchos casos, con mostrar el documento durante unos segundos es suficiente para que el trámite se considere correctamente identificado. Y si el empleado replica que "es política de la empresa", la recomendación del organismo es pedir que se lo justifiquen por escrito; la mayoría de las veces, la petición se disuelve en ese momento.
📌 El foco social: las claves
- 🔎 Qué es lo importante: La AEPD recuerda que fotocopiar o fotografiar un DNI sin base legal puede suponer multas de hasta 100.000 euros.
- 👥 Quiénes son los afectados: Cualquier ciudadano al que una empresa pida la copia sin justificación clara.
- ➡️ Qué consecuencias puede traer: Mayor protección de datos personales, más denuncias y un freno a la recogida indiscriminada de identificaciones.
