La digitalización de documentos brinda múltiples ventajas a la hora de administrar los archivos de una compañía o persona particular. Este proceso consiste en clasificar y archivar los documentos para guardarlos en la nube de información y volver más fácil su acceso. Aunque es una tarea que lleva tiempo, una vez que se ejecuta se observan los beneficios de inmediato.
Para llevar a cabo este mecanismo, la empresa Telecon Business Solutions ofrece un servicio de digitalización de documentos enfocado en brindar agilidad, ciberseguridad y eficacia. Asimismo, reducen el espacio destinado a almacenar dichos datos para optimizar los procesos que lleva a cabo el cliente.
Ahorrar espacio, costes de mantenimiento y tiempo con la digitalización
Son muchos los negocios que almacenan una gran cantidad de documentación, ocupando espacio y horas improductivas para su consulta. Pero, si los archivos están digitalizados, los empleados no necesitan encontrarse en la oficina para consultar un dato, sino que estos permiten compartir información interna y externa de forma rápida. Los costes de mantenimiento también se reducen, ya que se elimina la necesidad de contar con una persona encargada de ordenar los archivos.
Otro de los aspectos importantes para optar por este procedimiento es la reducción del uso de papel como medida para cuidar el ambiente. A su vez, se evitan los gastos de impresión que incluyen tinta, papel y fotocopias.
Entre los papeles que se pueden traspasar están los albaranes, contratos, expedientes, escrituras o facturas, que requieren la homologación del software con la Agencia Tributaria Española y la firma electrónica para ser consideradas válidas.
Los pasos a seguir para acceder al servicio de digitalización
Lo primero es reunir toda la documentación a procesar, eliminando los elementos que no tengan que ver con la información como carpetas o clips. El escaneo es lo siguiente en la lista, donde se procesan tanto imágenes como papeles electrónicos. Una herramienta de Reconocimiento Óptico de Caracteres transforma la imagen de la página en un texto para habilitar su edición.
En cuanto a la exportación de datos, se realiza automáticamente hacia archivos de distintos formatos o sistemas de registro para su posterior clasificación. Este paso trabaja con una tecnología que permite diferenciar formas visuales y clasificar según categorías personalizadas. Una vez validada, la información se almacena para futuras búsquedas mediante el uso de metadatos.
Por último, llega el momento de deshacerse del papel y los grandes archivadores que ocupan espacio dentro de la oficina. Sin embargo, también existe la opción de guardar archivos físicos de suma importancia, una decisión que pasa exclusivamente por el cliente y contar con una copia de seguridad de la documentación.
En Telecon Business Solutions, la meta es convertirse en el líder del mercado de soluciones digitales para España con prestaciones que mejoren la competitividad, eficacia y rentabilidad de las empresas. Sus más de 30 años de experiencia, los convierten en referentes para la asesoría, asistencia y comercialización en este campo.
