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Qué es una factura

La factura se define como un documento comercial que tiene validez fiscal y legal, en el cual se indica la compra o la venta de un producto o un servicio, y que entre algunas otras cosas incluye también toda la información de la transacción realizada.

¿Quién puede emitir una factura?

Quien emite una factura

Todos los empresarios, sean autónomos o no, están en la obligación de hacer las facturas correspondientes a la compra o la venta de un bien o de un servicio. Este documento también debe ser emitido en el caso de que el cliente pague por adelantado, a excepción de que se trate de alguna venta intracomunitaria de un bien exento.

Es obligatorio la emisión de este documento para que así deje una constancia para la comprobar la realización de una operación comercial, y además se debe tener en cuenta que la omisión de una factura puede significar un delito tributario, el cual se puede ser perseguido por las autoridades fiscales.

¿Cuando se emite?

Cuándo se emite una factura

Se emite en los siguientes casos:

  • Si un cliente particular la exige para fines tributarios.
  • En caso de que el cliente sea un empresario o un autónomo.
  • Se hace una factura para las operaciones intracomunitarias.
  • Se solicita este documento para la exportación de productos que estén libres de IVA, a excepción de aquellas empresas o tiendas que estén libres de impuestos.
  • Para aquellas ventas en se realicen a distancia o ventas que esté sujetas a algunos impuestos especiales.
  • En caso de que el cliente sea una Persona jurídica que no sea autónomo o empresario, o de de la Administración Pública.

Encaso de que seas el emisor de una factura debes siempre guardar una copia de esta y entregársela a tu cliente.

Información que debe tener una factura

Información de factura

Para la emisión de este documento se necesitan la siguiente información básica del cliente, los cuales son obligatorios para otorgarle su validez:

  • Razón social del vendedor o del comprador, sin importar si se trata de una empresa o de una persona física.
  • El número de la factura.
  • El número de identificación fiscal (NIF) del vendedor o comprador, al igual que su dirección fiscal.
  • La descripción del servicio o bien que ha sido vendido o comprado.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • En caso aplicarse algún descuento.
  • El precio de la unidad.
  • El importe total.
  • La cuota tributaria.
  • El precio antes de la implementación de los impuestos correspondientes  a cada uno de los productos o servicios.
  • El IVA o el IRPF.

En caso de que este documento esté exento de IVA, debe de señalarse en la misma constancia del artículo por el cual queda exenta de este impuesto.

Esta información es obligatoria dentro de la factura, incluso este contenido debe estar dentro de las planillas de facturas, los cuales están prefijados según la normativa de facturación. Este contenido es necesario para el cumplimiento de la justificación de la compra y la venta de algún producto o de algún servicio.

Además, la omisión de alguno de estos datos obligatorios puede significar la invalidez de esta frente a una Agencia Tributaria, el cual es el organismo supervisor para el cumplimiento de esta normativa.

Tipos de factura

Tipos de factura

Solo existen 2 tipos de factura:

  • La factura simple.
  • La factura completa.

En la factura completa se plasman los datos mencionados anteriormente. Por lo que en la factura simplificada se encuentran la misma información,  a excepción de los siguientes datos:

  • El IVA suele indicarse sin ser desglosado o ir incluido dentro de precio total de la transacción. Aunque solo se debe indicar el tipo de IVA. 

Además, las facturas simples pueden ser emitidas solo por aquellos empresarios, que sean autónomos o no, que se encuentren autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.

Se pueden expedir las facturas simples de presentarse los siguientes casos:

  • Para la emisión de alguna factura rectificativa.
  • En caso de que el importe total de alguna transacción no haya superado los 400 euros, con el IVA incluido.
  • De llevarse a cabo una determinada transacción cuyo importe haya sido inferior a los 3.000 euros, con el IVA incluido, por las que el reglamento de facturación (Real decreto 1496-2003) permitía la expedición de tiques.

Aparte de los dos tipos de factura principales (simples y completas), existe también otra variedad de facturas:

  • Duplicado: Este posee el mismo valor que tiene una factura original, por lo cual nunca debe confundirse con una copia o perderse.
  • Proforma: La cual, a diferencia de una factura simplificada o completa, no posee validez fiscal.
  • Rectificativa: Se usa para la modificación, anulación o abonar una factura que ya fue emitida con anterioridad.
  • Recapitulativa: Este documento agrupa todas aquellas facturas que han sido enviadas a un cliente durante un determinado periodo de tiempo.
  • Electrónica: Es usada para la compra o venta de un producto o servicio.

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