Hoy en día, hacer una factura ya no es eso de abrir una plantilla cutre, pelearte con el Excel y rezar para que los números cuadren. Ahora, puedes facturar online en España en cuestión de minutos y, encima, dejarlo todo más ordenado, más profesional y más fácil de controlar.
En este artículo vas a ver, paso a paso, cómo hacer facturas online, qué datos no pueden faltar, cómo evitar errores típicos y qué debes tener en cuenta si trabajas como autónomo o tienes una empresa.
¿Qué significa facturar online y por qué te debe interesar?
Facturar online es, básicamente, emitir tus facturas en formato digital usando una herramienta, una plataforma o un programa, en lugar de hacerlo a mano o con documentos sueltos. Y aunque suene muy técnico, en realidad es bastante sencillo cuando entiendes la lógica. A su vez, te ayuda a mantener el control sin tener veinte archivos perdidos por el ordenador.
Datos que debe llevar una factura en España sí o sí
Para que una factura sea válida en España, hay ciertos datos que no pueden faltar. Primero, necesitas un número de factura que sea único y siga una numeración ordenada, porque eso es lo que permite llevar un control claro. También debe aparecer la fecha de emisión, que parece obvia, pero a veces se olvida y luego vienen los problemas.
Luego están los datos del emisor y del cliente, es decir, tu nombre o razón social, tu NIF y tu dirección, y lo mismo del otro lado. Aquí conviene ser cuidadoso, ya que un NIF mal escrito o un nombre incompleto puede complicarte una deducción, un pago o una reclamación. Y también debes incluir el concepto de lo que estás cobrando, la base imponible, el IVA si aplica, el IRPF si corresponde, y el total final.
¿Cómo crear tu primera factura online paso a paso?
Una vez sabes lo básico, hacer tu primera factura online es casi como rellenar un formulario. Lo primero que debes hacer es meter tus datos como emisor y dejar eso guardado, puesto que lo vas a usar siempre. Después crea el cliente con sus datos, y aquí también conviene guardarlo para futuras facturas y no repetir el trabajo.
A continuación, añade el concepto, el precio y los impuestos que correspondan, y revisa el total. Y cuando ya lo tienes, generas el documento, normalmente en PDF, que es lo más práctico para enviar y archivar. Además, queda profesional y el cliente lo puede guardar sin que se descuadre nada.
Errores típicos al facturar online y cómo evitarlos
Uno muy típico es no llevar bien la numeración, sobre todo cuando haces facturas desde diferentes dispositivos o con archivos sueltos. Otro error frecuente es olvidar aplicar una retención cuando correspondía, o aplicar IVA cuando no tocaba, y claro, ahí ya no hablamos de estética, hablamos de dinero y declaraciones.
También pasa mucho lo de no detallar bien el servicio. Poner algo como servicios prestados suena rápido, pero es demasiado genérico y puede crear confusión si el cliente revisa o si hay una devolución. Lo ideal es describirlo con un poquito más de claridad, sin pasarte, pero dejando claro qué estás cobrando.
¿Cómo enviar y cobrar facturas online?
Enviar la factura suele ser lo más fácil, porque la mayoría de herramientas te la dejan lista para descargar y mandar por correo. Pero cobrar ya es otro tema, porque aquí entra el factor humano, y no todo el mundo paga rápido. Aun así, puedes ponértelo más fácil si dejas claros los plazos desde el principio.
Por ejemplo, si en tu comunicación y en la propia factura queda claro cuándo vence el pago, ya reduces el margen de excusas. Y si además mantienes un tono normal y directo cuando recuerdas el pago, sin sonar agresivo, es más probable que la cosa se resuelva sin tensión.
Adicionalmente, muchas herramientas permiten llevar un control del estado de la factura, y eso se agradece. Así sabes qué está pendiente, qué está cobrado y qué se está demorando.
¿Cómo guardar tus facturas y llevar un control?
Guardar facturas no es solo por orden, también es por tranquilidad, ya que si algún día necesitas justificar ingresos, revisar pagos o preparar impuestos, lo vas a agradecer muchísimo. Y aunque parezca pesado, cuando lo haces online es bastante más fácil porque todo queda registrado y accesible.
Lo suyo es que tengas un sistema que te permita buscar por cliente, por fecha y por número de factura. De este modo, si alguien te pide una copia de una factura de hace seis meses, no te toca rebuscar, y en dos clics lo tendrás.
¡Ahora ya sabes todo sobre la facturación online en España! Como has visto, no tiene por qué ser un lío, al contrario, bien montado puede ser una de esas cosas que te hacen la vida más fácil. Así que, si hasta ahora estabas facturando como podías, este es un buen momento para dar el salto a lo digital y hacerlo bien.
