El registro horario digital ya no es una opción: es una obligación legal para todas las empresas en España. Con la nueva ley de control horario que el Gobierno planea aprobar antes de 2026, los sistemas de fichaje online se convertirán en el único método válido para registrar la jornada laboral.
A continuación, te explicamos qué son, cómo funcionan, qué tipos existen y cómo elegir el mejor para tu negocio o equipo remoto.
¿Qué es un sistema de fichaje online?
Un sistema de fichaje online es una herramienta digital que permite registrar las horas de entrada, salida y pausas de los trabajadores desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Sustituye los antiguos métodos en papel, hojas Excel o relojes físicos por soluciones automáticas, seguras y trazables.
Estos sistemas almacenan la información en la nube, lo que facilita el acceso en remoto tanto a la empresa como a la Inspección de Trabajo. Además, generan informes automáticos y garantizan la inmutabilidad de los datos, cumpliendo con la normativa laboral y de protección de datos (RGPD).
En la práctica, fichar online significa hacer clic o pulsar un botón desde el móvil o el ordenador, sin necesidad de estar físicamente en el centro de trabajo.
¿Qué sistemas de fichaje son válidos en España?
Para cumplir con la normativa española, los sistemas de fichaje para empresas deben ser digitales, personales e inalterables. No se permite el uso de registros manuales o documentos que puedan modificarse sin control.
Los principales sistemas válidos son los siguientes:
- Aplicaciones en la nube: accesibles desde cualquier lugar, con trazabilidad completa y almacenamiento seguro.
- Portales web corporativos: integrados con el software de recursos humanos.
- Terminales digitales o kioskos de fichaje: ubicados en los centros de trabajo para registros presenciales.
- Apps móviles con verificación puntual de ubicación: útiles para teletrabajo o empleados en movilidad.
En conclusión, cualquier sistema que registre la jornada de forma automática, conserve los datos cuatro años y permita auditoría remota será válido ante la Inspección de Trabajo.
Aplicaciones para fichar en el trabajo con el móvil
Fichar en el trabajo con el móvil es la forma más práctica de cumplir con la ley, sobre todo para pymes y trabajadores en remoto. Estas apps de control horario permiten registrar la jornada con un clic, generando informes legales y alertas automáticas.
Entre las más destacadas del mercado se encuentran:
- Kronjop : una aplicación de control horario simple diseñada para pymes y autónomos. Genera informes en tiempo real listos para la Inspección. Se puede solicitar una prueba gratis.
- ClockIt: ofrece fichaje móvil, gestión de vacaciones y control de ausencias.
- ActivTrak: ideal para empresas medianas y grandes con necesidades globales de RRHH.
El uso de aplicaciones móviles reduce la carga administrativa y asegura registros válidos, trazables y cómodos tanto para empleados como para empresas.
¿Se puede fichar online gratis?
Existen planes gratuitos de fichaje digital que permiten registrar la jornada laboral sin coste, aunque con limitaciones. Normalmente, estos planes solo incluyen funciones básicas y están pensados para pequeños equipos.
Algunas opciones con versiones gratuitas o de bajo coste son:
- Quilo TimeSheets: app gratuita para registrar tiempo y generar informes simples.
- Kronjop: ofrece una prueba gratuita y planes flexibles y promociones para nuevos usuarios, pensadas para pymes y autónomos.
- Open Time Clock: plan gratuito limitado con fichaje desde móvil y web.
Aunque los sistemas gratuitos pueden servir como solución temporal, las versiones de pago garantizan mayor seguridad, soporte técnico y cumplimiento legal. Apostar por un sistema profesional evita errores y posibles sanciones.
¿Cómo elegir el mejor sistema de fichaje digital?
Antes de elegir un sistema, conviene analizar las necesidades de la empresa. Los factores más importantes son la usabilidad, la seguridad y la legalidad del software.
Estas son las principales claves para elegir correctamente:
- Cumplimiento legal: debe respetar la normativa española y el RGPD.
- Sencillez de uso: tanto para empleados como para administradores.
- Acceso multiplataforma: móvil, web y escritorio.
- Generación automática de informes: listos para auditorías e inspecciones.
- Soporte y actualizaciones: esenciales ante cambios normativos.
- Integración con RRHH y nóminas: para unificar la gestión laboral.
Elegir un sistema homologado no solo evita sanciones, sino que aporta eficiencia y control. Herramientas como Kronjop o ActivTrak ofrecen tecnología moderna y asesoramiento personalizado, adaptándose al tamaño y ritmo de cada empresa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo fichar desde mi ordenador personal en casa?
Sí, siempre que el sistema esté autorizado por la empresa y cumpla con la protección de datos.
¿Qué pasa si olvido fichar un día?
La empresa puede corregir el registro, pero necesitará tu confirmación para hacerlo.
¿Se puede fichar desde varios dispositivos a la vez?
Sí, pero todos deben estar registrados por la empresa para evitar duplicidades.
¿Qué duración máxima deben tener los registros guardados?
Por ley, deben conservarse al menos cuatro años.
¿La geolocalización continua está permitida?
No. Solo puede activarse en el momento exacto del fichaje y con consentimiento.
¿Qué ocurre si la app de fichaje se cae o no funciona?
El fallo debe registrarse y notificarse. La empresa es responsable de mantener un sistema operativo y accesible.
¿Puedo negarme a instalar la app en mi móvil personal?
Sí, si afecta a tu privacidad. La empresa debe ofrecerte un método alternativo, como fichar desde un portal web.
