Cuando una empresa se crea, se hace con la finalidad de ofrecer o prestar un servicio que le permita obtener un beneficio, sobre todo económico, que le permita cumplir con los objetivos trazados.
Se requiere de materiales, así como personal que le permita lograrlo, para ello se le debe pagar su salario y reflejar esos pagos en una nómina, así que conoce a continuación lo básico referente al tema y cómo hacer una nómina.
¿Qué es una nómina?
La nómina es un registro o documento, donde se refleja financieramente los ingresos, específicamente sueldos percibidos por los empleados bajo situación de dependencia laboral.
Además este puede incluir los salarios, las bonificaciones así como las respectivas deducciones que sufrirán los empleados en un periodo de tiempo establecido, ben sea semanal, quincenal o mensual.
Desde el punto de vista contable, la nómina refleja la cantidad a pagar a los empleados por sus servicios prestados durante un período de tiempo establecido, además recordemos que este documento tiene carácter legal.
¿Cuál es la importancia de la nómina?
Sin lugar a dudas, contablemente la nomina es muy importante porque en ella se reflejan los ingresos percibidos por el trabajador, así como las respectivas deducciones del mismo.
Este documento afecta en gran manera el ingreso neto de la mayoría de las empresas, además de que está regulado por las leyes y reglamentos de su país, donde funciona la empresa.
Desde el punto de vista ético, es fundamental que los empleados conozcan a detalle los ingresos que perciben así como las deducciones que sufren, de acuerdo a la ley. Y sin lugar a dudas en la nómina se facilita esto, si son elaboradas a tiempo y con precisión, y por supuesto luego pagadas, por eso es importante también que quien la elabore sea puntual y coherente con la información que refleja en ella.
Recordemos que las respectivas deducciones que realiza el empleador y se reflejan en la nómina, deben ser canceladas de manera puntual a los respectivas organizaciones.
¿Cuáles son los tipos de nómina?
Para algunas empresas la nómina se puede tipificar de acuerdo al tiempo de pago siendo: semanal o quincenal; aunque otras las clasifican en:
- Nómina de honorarios: estas son elaboradas para las personas que son independientes y declaran sus propios impuestos como los: Abogados, Notarios, Registradores, Médicos, Contadores, entre otros.
- Nómina de comisiones: son las elaboradas para las personas que reciben sueldo por ventas realizadas obteniendo una comisión.
- Nómina de sueldos y salarios: estas son las más comunes y las que todos conocen, ya que son las elaboradas por las empresas a sus trabajadores bajo situación de dependencia. Y en ella van los conceptos de pagos y de deducciones, además la cuenta en la que se deposita puede verse afectada por el interés negativo.
¿Cuál es la estructura o elementos básicos de una Nómina?
La estructura para elaborar una nómina es variada, pero el contenido mínimo de la misma debe incluir lo siguiente:
- Datos identificativos de la empresa: en él se encuentra el nombre de la empresa y dirección.
- Datos básicos del trabajador: nombre completo, identificación, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa y código si lo posee.
- Fecha de elaboración: corresponde al periodo de fecha de dicha nómina.
- Detalle de los ingresos: el dinero percibido por los servicios del trabajador en el periodo establecido tales como: sueldo, horas extras, bonos.
- Detalle de las deducciones: se refiere a todas las deducciones que sufre el ingreso del trabajador de acuerdo a lo establecido en la ley del país. Las cuales se aplican en la nómina respectiva, además de los anticipos otorgados, préstamos o embargos en la misma.
- Total a pagar: se refiere al monto total a cancelar cada trabajador una ve sumados los ingresos y restado las respectivas deducciones.
- Departamento que lo emite, firma, sello de la empresa y de ser necesario del trabajador como constancia de que recibió conforme.
¿Cuáles son los términos básicos que se manejan al elaborar una nómina?
Hay palabras básicas que se manejan en la estructura de la nómina por ello es bueno que conozcas que significan y no las confundas, ellas son las siguientes:
- Salario bruto: este representa el dinero total (salario base) que percibe un trabajador por la labor desempeñada en un periodo de tiempo, antes de que se le disminuyan las retenciones y cotizaciones que correspondientes por nómina.
- Salario neto: es el total del ingreso que percibirá el trabajador una vez que se le suma otros ingresos percibidos acorde a su trabajo (horas extras, bonos, etc.) y se le disminuyen las retenciones y cotizaciones, es decir, lo que se le depositará en su cuenta. Se aclara que el salario bruto es mayor que el salario neto.
- Bonos Nocturnos: se refiere al ingreso adicional que perciben los trabajadores que laboran en los horarios de la noche, lo habitual es que el turno de todo trabajador sea diurno.
- Horas extras: es una cantidad por horas trabajadas por la persona, adicionales a sus horas habituales de trabajo, es decir, horas laboradas luego de culminar su jornada normal de trabajo.
- Primas: son bonos adicionales que se les cancela al trabajador por estudio realizados de especialización o las establecidas por contratos de trabajo como: por hijo, familia, jerarquía y otras.
- Deducciones: se refiere a retenciones de Seguridad Social, Hacienda y demás obligaciones adquiridas voluntariamente por el trabajador con la empresa, tales como: anticipos, préstamos, descuentos. Existe dos tipos de descuentos, ellos son:
- Los descuentos obligatorios por ley: vienen establecidos por ley como obligaciones fiscales al trabajador (seguridad social, IRPF, Impuestos) y la empresa puede y debe hacer esos descuentos.
- Los descuentos que se deben aplicar por cualquier otro tipo de normativas o circunstancias (prestamos, embargos, anticipos). No a todos los trabajadores se les aplica, ya que estos se contaren de manera voluntaria por el mismo.
Los descuentos establecidos por la ley se hacen en base a un porcentaje establecido por la misma, sobre su respectivo ingreso y este varía de acuerdo a las leyes de cada país, pero las más comunes son: desempleo e incapacidad temporal, formación profesional (IRPF), seguro social.
