En la actualidad, los cronogramas son una herramienta de gran utilidad en la vida diaria de las personas, ya que no solo nos ayudan a organizar nuestro tiempo, sino que también nos permiten visualizar los eventos que se van a desarrollar en el futuro próximo de una manera más clara. A continuación, te daremos una definición breve de lo que es un cronograma, usos del cronograma, herramientas para elaborar un cronograma, su importancia y pasos para su elaboración.
Definición de cronograma
La palabra cronograma (del griego krónos = tiempo; grámma = letra) es una herramienta que muestra los eventos destacados de manera organizada mediante una gráfica. Además, estos nos ayudan a manejar diversas actividades y mantener un control del tiempo. Otra posible definición de cronograma podría ser una lista que especifica de manera precisa las tareas o funciones que deben ser ejecutadas con los tiempos pertinentes para el desarrollo de cada una de ellas.
Usos del cronograma
Por lo general, los cronogramas son empleados tanto en el ambiente laboral como empresarial, ya que podemos mantener un planeamiento y previsión, gracias a la facilidad que nos brinda de poder visualizar los eventos de forma ordenada. Como lo hizo Konecta que atendió sólo en el mes de marzo a más de 10 millones de gestiones en España.
Dicha representación visual puede ser de muchas maneras; sin embargo, la más utilizada se trata de una serie precisa de espacios que corresponden a tiempos específicos, por ejemplo, días, horas, entre otros.
Herramientas para elaborar un cronograma
Podemos encontrar diferentes tipos cronograma según su representación gráfica. Un caso es el del Cabildo de Gran Canaria, que elaboró un manual para que los cientos de eventos públicos y privados sean sostenibles. A continuación, expondremos cada uno de ellos.
Diagrama de Gantt
Es la representación gráfica de cronograma más utilizada. Consiste en la representación de las tareas en forma de barras sobre un eje temporal que se establece en el eje de las coordenadas. Una de las ventajas que posee este tipo de gráfica es la facilidad para ver las fechas de inicio y fin de la actividad, duración y la superposición con otras tareas.
Otra ventaja que podemos destacar se debe a que la mayoría de trabajadores se acostumbran rápidamente a utilizarla gracias a su fácil manejo, por lo tanto, no se requiere dedicarle tanto tiempo al momento del aprendizaje.
Diagrama de Pert
En este tipo de representación no se toma en cuenta el eje temporal, sino solo los proyectos o actividades y las relaciones que se establecen entre ellas. Normalmente, cada actividad suele ser representada como una caja que contiene los procesos que la componen. Dichas cajas se ordenan según el flujo de la secuencia temporal en la que se van a realizar y las relaciones de causalidad.
En otras palabras, todas las actividades que sean ejecutadas de primero ocupan las cajas situadas a la izquierda. Las siguientes actividades o funciones según el orden temporal ocuparán cajas que se encuentren más a la derecha.
El uso de flechas permite establecer relaciones de causalidad y dependencia durante los procesos. Una actividad posee una relación de dependencia o causalidad con aquellas actividades o funciones de las que recibe una flecha.
Cronograma de hitos
Un hito es un acontecimiento importante en el desarrollo de una actividad o función. Esto quiere decir que no todas las tareas pueden ser consideradas como hitos. Por lo general, suele considerarse un hito las fechas clave de entrega de una actividad, reuniones importantes o algún otro suceso que se encuentre estrechamente vinculado con la actividad o tarea de la empresa que sea importante.
Línea base y cronograma actualizado
Este cronograma suele ser considerado de referencia. Las veces que se ha elaborado el cronograma de una actividad o tarea, es aceptado por parte del comité de dirección de la empresa. Por lo general, es el cronograma que servirá como referencia o línea base para el seguimiento del proyecto o tarea.
Sin embargo, sobre dicho cronograma se trazará uno nuevo, utilizando un color diferente, en el que se representarán las tareas o actividades a medida que se vayan llevando a cabo en tiempo real. Gracias a esta facilidad visual de las actividades, se promueve la comparación efectiva y oportuna entre el cronograma previsto y el cronograma actual.
En la actualidad, podemos encontrar diversos programas de software ideales para diferentes tipos de cronograma, tales como Planner, KPlato o Microsoft Project. Dichos programas son de gran utilidad, ya que puedes incorporarlos en la nube y luego sincronizarlos en tus diferentes dispositivos electrónicos para mantener un control constante de todas las actividades y proyectos que estés considerando.
Importancia del cronograma
Básicamente los cronogramas son una herramienta de gran importancia en la vida diaria, tanto laboral como empresarial, porque mantienen un flujo constante de las actividades o proyectos segmentados por tiempos para la ejecución de cada uno de ellos. Es decir, nos ayudan a gestionar el tiempo de ejecución de una manera precisa y oportuna para el cumplimiento de metas en una organización o empresa, lo cual permite un monitoreo constante de todos los eventos.
Pasos para elaborar un cronograma
Para elaborar un cronograma de actividades sencillo solo debes seguir unos pasos básicos que te ayudarán a organizarte mejor en tu ambiente laboral. Sigue los siguientes pasos y obtendrás grandes resultados en tu desempeño laboral diario.
– Realizar una lista de actividades o tareas: esto te permitirá visualizar mejor el volumen de tareas que tienes pendiente.
– Relacionar las actividades entre sí: esto te permitirá saber el alcance de cada actividad y establecer mejor los objetivos.
– Tener en mente los recursos necesarios: esto te ayudará a establecer lo que hace falta para completar las actividades imprevistas.
– Establecer plazos y tiempos para cada actividad o tarea: de esta manera, podrás completar tus actividades de manera oportuna y precisa sin atrasos.
– Diseñar el cronograma: esto puedes hacerlo con la ayuda de una herramienta de software que te permita ser lo más preciso posible con los tiempos y las tareas.
Para concluir, podemos decir que el cronograma es una herramienta que nos ayuda a gestionar mejor nuestro tiempo para organizar de manera estructurada todas las actividades y tareas, lo cual facilita el control y seguimiento del desarrollo de una actividad y el alcance de tus objetivos.
