Hace dos años, Europa obligó a entidades y organizaciones no centrales de las Administraciones Públicas de los países que integran la Unión Europea a recibir las facturas en formato electrónico.
El pasado 30 de noviembre, se aprobó el anteproyecto de Ley de creación y crecimiento de empresas, más conocida como ley “Crea y Crece”. Forma parte del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia del Gobierno de España y entre sus medidas se encuentra el uso obligatorio de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y autónomos para incentivar la digitalización en las empresas y contar con una herramienta adicional para controlar los periodos de pago. Además, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital prevé facilitar las herramientas, tecnología y conocimientos necesarios a aquellas empresas que no cuenten con dichos recursos.
La gestión digital de facturas en la actualidad
Actualmente, la emisión de facturas electrónicas entre empresas es voluntaria si no se trata de operaciones realizadas con las Administraciones Públicas. Pero debido a la aceleración de la transformación digital que hemos vivido como consecuencia de la Covid-19 y la instauración del teletrabajo o modelos híbridos de trabajo, muchas compañías han decidido integrar servicios como la gestión digital de las facturas de empresa, sobre todo las empresas B2B. De hecho, la demanda de este tipo de servicios ha aumentado hasta en un 50%.
Ruth Correa, Directora Financiera en Inology, empresa especializada en el desarrollo y la aplicación de software de gestión empresarial desde 1986, señala que “la gestión digital de facturas es muy beneficiosa para cualquier empresa. Dejando de lado el ahorro de tiempo y dinero, que también es importante, ofrece otras ventajas como evitar sanciones por el retraso de los pagos, la reducción del tiempo de espera para los pagos y cobros e incluso la obtención de descuentos por pronto pago”.
Según datos proporcionados por Tickelia, software integral de gestión de gastos de empresa desarrollado por la compañía mencionada anteriormente Inology, el volumen de facturación electrónica que se procesó en 2020 entre empresas fue de un 18% respecto al año anterior, por lo que el número de facturas electrónicas emitidas ascendió considerablemente. Este aumento no es fortuito, ya que la gestión digital de las facturas de empresa conlleva muchas ventajas.
Principales ventajas de la gestión digital de facturas
No cabe duda de que las principales ventajas son dos: por un lado, el ahorro de tiempo. Contar con facturas digitalizadas no solamente logra optimizar todos los procesos de gestión debido a la rapidez con la que se pueden enviar y/o recibir, sino que también por la facilidad y agilidad con la que se pueden consultar todas las facturas digitalizadas.
Por otro lado, encontramos el ahorro de dinero, ya que al digitalizar y automatizar estos procesos, se reduce la cantidad de errores humanos que puedan darse debido a los procesos manuales y se consigue tener un mayor control del fraude interno.
Solo con estas dos ventajas, ya podemos ver la importancia de la gestión digital de las facturas para las empresas. Pero la realidad es que gracias al ahorro de tiempo que conlleva la digitalización y automatización de este proceso, también se consigue liberar al departamento financiero, administrativo e incluso de recursos humanos, de una carga de trabajo considerable relacionada con esta gestión. De esta manera, pueden dedicar sus jornadas laborales a tareas realmente importantes y de valor para la compañía.
Otra de las ventajas que ofrecen los softwares de gestión digital de facturas es la reducción del impacto medioambiental, ya que se ahorra una gran cantidad de papel. Dejar atrás la emisión de las facturas en formato físico también conlleva otros beneficios como la disminución de los costes de mantenimiento, ya que se deja de almacenar este tipo de documentación. Además, contar con una gestión digital de las facturas también reduce el riesgo de pérdida o deterioro de las mismas y facilita y agiliza la búsqueda de documentos.
Llegados a este punto, vemos que la gestión automatizada de facturas es un pilar fundamental de la transformación digital para las empresas y que cuanto antes adopten herramientas tecnológicas para llevar a cabo este proceso, más competitivas serán.
