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Cómo hacer un cuadro de mando en Excel

¿Sabías que Excel permite realizar un cuadro de mando como una herramienta de administración?

Cada vez son más personas que usan el programa de Excel para sus trabajos o tareas, y es que el programa cuenta con una paleta de opciones diseñadas para la administración.

Excel viene en el paquete de Microsoft, empresa que ha becado 5 iniciativas españolas que ponen la IA al servicio del planeta. Y es que Excel es verdaderamente útil para ayudar con el manejo de todo tipo de gestiones y operaciones.

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Tal como lo hace a través del cuadro de mando, también conocido como cuadro de mando integral que nació como una herramientas de administración. Gracias a esta herramienta, las empresas y sus empleados pueden alcanzar resultados definidos de acuerdo al plan estratégico.

El cuadro de Excel básicamente permite que el encargado realice un seguimiento de la actividad de la empresa. Y claro está, permite hacer un seguimiento de objetivos establecidos previamente.

Funcionalidad del cuadro de mando en Excel

Funcionalidad del cuadro de mando en Excel

En la actualidad, hay una gran variedad de herramientas al estilo el cuadro de mando del programa de Microsoft que son bastante sofisticadas en cuanto a gestión empresarial. Estas permiten diseñar cuadro a la perfección.

Sin embargo y pese a la actualización y diversidad, aún las pymes y micropymes que según su volumen de negocios, utilizan y hacen seguimientos de aspectos clave de su gestión basadas en las herramientas del programa de Microsoft.

Pese a que pueda leerse básico, el programa cuenta con una cantidad de herramientas que permiten que cientos de personas administren sus negocios. Lleven cuentas a la perfección y realicen tablas de alcance de metas.

Así que a continuación tome nota de los pasos a seguir para construir un cuadro de mando en Excel.

Paso a paso para realizar el cuadro

Ahora bien para realizar el cuadro de mando en Excel, lo primero que debes hacer es definir los objetivos que deseas alcanzar.

  • Que permita hacer un seguimiento mensual de la evolución de la cifra de negocio, gastos y resultados
  • Un cuadro de mando que permita también conocer mensualmente cómo están evolucionando los componentes clave de nuestro circulante: existencias, clientes y proveedores
  • Un cuadro de la comparación rápida de los datos reales con los presupuestados, y nos avise visualmente de desviaciones importantes
  • Que permita que todos los puntos se puedan hacer dedicando muy poco tiempo cada mes y utilizando información que se pueda obtener fácilmente.

Ahora bien, lo que debes hacer es crear una hoja de Excel y la identificas como Entrada de datos. Debes realizar las 5 tablas que van a contener la información que deseas controlar o vigilar de la empresa.

Datos a introducir en el cuadro de mando en Excel

Datos a introducir en el cuadro de mando en Excel

Una vez que hayas creado las 5 tablas , los datos que deberás introducir en la hoja que serán actualizados de forma periódica son los siguientes:

  • Datos A color de su preferencia. Estos datos son los que se introducen una sola vez al año. El año en curso, 5 datos de presupuesto anual de la cuenta de resultados. Tres datos en días de los periodo medio de inventario. Cobro y pago que esperas tener en cuentas de circulante y 8 datos que activan los indicadores. Estos de aviso del cuadro de mando.
  • Datos B color de su preferencia para identificar. Son los números de mes que debes introducir es decir 8 datos cada mes. Uno para cada una de las variables que desees controlar con el cuadro de mando.

Eso significa que una vez que son introducidos los datos anuales , cada mes solo deberás introducir el número de mes correspondiente y los datos reales que sacas de la contabilidad. Cada que quieras hacer un seguimiento de objetivos, solo tienes que emplear poco tiempo en conseguir la información e introducirla.

Tenga en cuenta que los cinco datos de la B de la cuenta de resultados son aquellos datos acumulados hasta el mes que indiques. Si introduces en la celda mes los datos correspondientes de la B de la cuenta de resultados, tienes que también introducir los acumulados.

Tenga en cuenta

Ahora bien, recuerde que son 8 valores para cada uno de las 8 variables que queremos controlar y que hay que introducir una sola vez al año. El valor a introducir es a partir del cual se quiere que la celda correspondiente del cuadro de mando de Excel y este avise de que la variable objetivo se está desviando mucho respecto a nuestro presupuesto.

Los niveles de aviso para cada una de las 8 variables que controlas son las desviaciones negativas máximas permitidas respecto al presupuesto. Si en caso que alguna de las variables se desvíe de forma negativa en cualquier periodo mas que el nivel indicado, también el avisador dará para activar en el panel control.

Una vez que completas todos los datos, ya estás en disposición de construir la hoja de cuadro de mando. Para finalizar ten en cuenta que debes conseguir que aquellas celdas cuyas variaciones o diferencias sean superiores a las establecidas se pongan en rojo.

Esto lo conseguimos aplicando a cada una de las 8 celdas un formato condicional.