6 MALOS USOS DEL CORREO ELECTRÓNICO EN EL TRABAJO Y SU SOLUCIÓN

Patricia Peyró @kontrolparental

8 de octubre de 2016

6 MALOS USOS DEL CORREO ELECTRÓNICO EN EL TRABAJO Y SU SOLUCIÓN
Abusar del correo electrónico y utilizarlo para todo puede ser un error
¿Alguna vez te has planteado el número de correos electrónicos que recibes diariamente?  Quizá no te hagas una idea del volumen:  recibimos una media de 80 mails, y lo consultamos más de 150 veces al día, pero sólo el 20% de los mensajes que recibimos son relevantes para el día a día.   Este dato debería hacernos reflexionar sobre los usos incorrectos que le damos, con el fin de optimizarlo y no convertirnos nosotros mismos en "spam".

El interés suscitado por el mail como herramienta es tal, que cuenta con su propia onomástica, y el pasado 9 de octubre celebramos el Día Mundial del Correo, fecha señalada en el calendario por la ONU para conmemorar el nacimiento de la Unión Postal Universal en 1874.

 Más de 40 años de historia

Desde el envío del primer email hace más de 40 años por el ingeniero informático Ray Tolinson en 1971, el correo electrónico se ha convertido en la herramienta "todo en uno" en las comunicaciones personales y profesionales, al utilizarse para enviar documentos, convocar reuniones, debatir ideas, pedir opiniones o almacenar datos.

 Pero, ¿sabemos utilizarlo correctamente?  Existen algunas evidencias que indican que cometemos sistemáticamente algunos errores.  Así lo ha puesto de manifiesto Paradigma, una multinacional española especializada en la transformación digital de las empresas, realizando una recopilación de los principales fallos en el uso del correo electrónico.

Paradigma ha detectado hasta 6 problemas y propone unas herramientas alternativas:

Utilizar el email como almacén de documentos es muy típico, pero no es la función del correo electrónico.  Aunque podemos incluir archivos digitales, no permite trabajar con ellos.  Para ello existen herramientas como Confluence que facilitan el intercambio de documentación, información y archivos con un alto nivel de organización para grandes proyectos u organizaciones.

Gestión de comunicaciones en un proyecto usando el email. Cuando se trabaja en remoto y con un equipo, lo más importante es la comunicación entre los miembros del grupo: tener un sistema que permite preguntar, compartir y resolver cualquier cuestión relativa a ese proyecto en tiempo real. Frente al uso del correo electrónico han surgido herramientas colaborativas como Slack, que permite crear grupos, conversaciones privadas, canales, compartir enlaces o archivos adjuntos además de ser un servicio altamente configurable.

Uso del email como gestor de tareas en un equipo. La principal fuente de entrada de nuevas tareas es el email, pero gestionar tareas en el email no es buena idea, porque es muy fácil distraerse y olvidar lo que hay qué hacer.  Trello es un gestor de tareas que permite el trabajo de forma colaborativa mediante un tablero con listas de tareas que representan distintos estados. Se basa en el método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que viajan por diferentes listas en función de su estado.

Utilizar como archivador de notas y links el email es asimismo frecuente, aunque poco productivo, ya que solemos tener la información dispersa entre las carpetas, la bandeja de entrada de email y los archivos guardados en nuestro ordenador. Al final muchas veces somos incapaces de encontrar nada.  Una solución efectiva es Evernote, un servicio de libretas digitales con las que mantener organizada la información, generando notas, adjuntando documentos o fotografías con un sistema de tagging para categorizar contenidos creando notas a las que se podrá añadir un reminder.

No usar etiquetas, no usar filtros automáticos, no usar subjects descriptivos, tener activadas las notificaciones y consultar el correo demasiado a menudo son otros errores muy habituales en el uso del email que no se solucionan con ninguna herramienta, sino con la utilización del sentido común y el dominio de tu herramienta de correo.

 ¿Cuáles son los usos apropiados del correo electrónico en niños?  Encuéntralos aquí